ФГАНУ «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти - ЦИТиС» создан в 1993 году. В настоящий момент в ведении ЦИТиС находится государственная информационная система учёта научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения (ЕГИСУ НИОКР). ЦИТиС аккумулирует сведения по проектам и размещает их в ЕГИСУ. Необходимость своевременного предоставления сведений по научно-исследовательским проектам в ЦИТиС зафиксирована в Постановлении Правительства №327 от 12.04.2013; формы, по которым эти сведения необходимо предоставлять, утверждены Приказом Министерства образования и науки РФ от 21 октября 2013 г. № 1168. Система подачи данных в ЦИТиС была существенно изменена 01.07.2014 г., что определило разработку нового порядка взаимодействия СПбГУ с ЦИТиС.

Портал ЕГИСУ устроен таким образом, что работа с картами, имеющими отношение к регистрации НИОКР, не может осуществляться любым пользователем, зарегистрированным на сайте самостоятельно как физическое лицо. Вносить данные в систему имеют возможность только те пользователи, которые официально выступают либо от Организации-исполнителя НИОКР (в данном случае СПбГУ), либо от Организации-заказчика НИОКР (грантодающие организации). С 01.07.2014 регистрация таких пользователей сопровождается заполнением и отправкой в ЦИТиС особой печатной формы с подписью руководителя организации и печатью организации.

По этой причине с 01.07.2014 Университет ввел централизованную систему регистрации научных проектов. На данный момент работу по внесению данных в ЕГИСУ НИОКР осуществляют сотрудники Консультационно-экспертного отдела Управления научных исследований СПбГУ.

Номер Регистрационной карты (РК) (для начинающихся проектов)

1. Руководитель проекта проверяет корректность и полноту внесенной информации на странице требующего регистрации гранта в Pure СПбГУ.

Обязательно должны быть заполнены следующие поля:

• Название проекта
• Аннотация (в краткой свободной форме отражаются планируемые результаты работы и основные ожидаемые характеристики, параметры объекта исследования или разработки; не более 1500 знаков)
• Номер договора (при наличии)
• Финансирующая организация/Заказчик
• Смета
• Реальная дата начала
• Реальная дата завершения
• Ключевые слова
• Коды ГРНТИ
• Коды международной классификации
• Вид работы
• Приоритетное направление развития науки, технологий и техники РФ
• Критическая технология
• файл заявки в разделе «Документы»

2. Руководитель проекта направляет письмо о необходимости получения номера госрегистации с указанием id и названия гранта в Pure СПбГУ соответствующему Начальнику отдела организации научных исследований по направлениям:

3. Начальники отделов организации научных исследований направляют номера id и названия грантов, требующих регистрации, менеджеру Консультационно-экспертного отдела Цветковой Инге Альбертовне на адрес Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. для формирования карт РК в онлайн системе ЦИТиС.

4. Сформированные РК в формате PDF направляются Начальникам отделов организации научных исследований для организации централизованной подписи у руководителей проектов.

5. Начальники отделов организации научных исследований обеспечивают сбор подписанных руководителями проектов печатных экземпляров РК. Карта должна быть распечатана на белой бумаге формата А4 обычной плотности (80 г/м2) в 1 экземпляре:

• если карта состоит из одной страницы, ее следует распечатывать на одной стороне листа
• если карта состоит из двух страниц — на двух сторонах одного листа
• если карта состоит из трех страниц — первые две страницы на двух сторонах одного листа и третью страницу на другом листе с одной стороны

7. Начальники отделов организации научных исследований передают подписанные руководителями проектов карты на подпись Начальнику УНИ.

8. Менеджер Консультационно-экспертного отдела размещает скан подписанной руководителем проекта и Начальником УНИ регистрационной карты в онлайн системе ЦИТиС.

9. Номер государственной регистрации присваивается проекту и публикуется в онлайн системе ЦИТиС в течение 10 рабочих дней с момента размещения в ней подписанной карты.

10. Менеджер Консультационно-экспертного отдела направляет опубликованные в онлайн системе ЦИТиС номера госрегистрации проектов Начальникам отделов организации научных исследований, а также вносит их на страницы соответствующих грантов в Pure СПбГУ и присоединяет файл РК в разделе «Документы».

Номер Информационной карты реферативно-библиографических сведений (ИКРБС) (для завершенных проектов)

1. Руководитель проекта проверяет корректность и полноту внесенной информации на странице проекта в Pure СПбГУ.

Обязательно должны быть заполнены следующие графы:

• Описание вклада в работу каждого из участников, допустима оценка в процентах
• Основные результаты по проекту в целом (не более 5000 знаков, включая пробелы)
• Публикации (с датой выхода каждой публикации в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ)
• Передача полной копии отчёта третьим лицам для некоммерческого использования: разрешается/не разрешается
• Проверка отчёта на неправомерные заимствования во внешних источниках: разрешается/не разрешается
• файл итогового отчета/отчета за последний этап проекта в разделе «Документы» (в случае если данный отчет направляется Заказчику в печатном виде через Управление научных исследований, файл с отсканированной копией отчета вносится сотрудником отдела организации научных исследований по соответствующему направлению; в ином случае руководитель проекта должен внести файл с отчетом на страницу проекта в Pure СПбГУ самостоятельно). Объем файла — не более 3 Мбайт.

2. В случае если итоговый отчет по проекту оформлен по правилам, отличным от правил ГОСТ 7.32, руководителю проекта необходимо заполнить титульный лист отчета, составленный согласно ГОСТ 7.32, распечатать его, подписать и передать Начальнику отдела организации научных исследований по соответствующему направлению.

3. Начальники отделов организации научных исследований:

3.1. передают подписанные руководителями проектов титульные листы отчетов, составленные по правилам ГОСТ 7.32, на подпись Начальнику УНИ

3.2. проверяют наличие файлов с отсканированными копиями итоговых отчетов/отчетов за последний этап на страницах соответствующих проектов в Pure СПбГУ (в случае если итоговый отчет по требующему регистрации проекту изначально был оформлен по правилам ГОСТ 7.32, необходимо проследить, чтобы титульный лист содержал подпись руководителя проекта, Начальника УНИ, печать СПбГУ, а в разделе «Список исполнителей» имелись подписи участников проекта)

3.3. направляют id и названия проектов, требующих регистрации, менеджеру Консультационно-экспертного отдела Цветковой Инге Альбертовне на адрес Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. и уведомляют о том, что документы переданы на подпись

4. Менеджер Консультационно-экспертного отдела формирует в онлайн системе ЦИТиС карты ИКРБС за электронной подписью Проректора по научной работе и размещает в ней сканированные копии отчетов.

5. Номер ИКРБС присваивается и публикуется в онлайн системе ЦИТиС в течение 10 рабочих дней с момента размещения в ней подписанных карты и отчета.

6. Менеджер Консультационно-экспертного отдела направляет опубликованные в онлайн системе ЦИТиС номера ИКРБС Начальникам отделов организации научных исследований, а также вносит их на страницы соответствующих проектов в Pure СПбГУ и присоединяет файлы ИКРБС в разделе «Документы».